Управление изменениями

1. Управление изменениями в вашей организации
2. Кто ответственный?
3. Управление изменениями
4. Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
5. Ваш инструментарий управления изменениями
6. Понимание изменений
7. Планирование изменений
8. Внедрение изменений
9. Сообщение изменения
10. Ключевые моменты

Сделайте ваши изменения успешными, следуя надежному процессу.

Управление изменениями - это термин, который распространяется свободно. Иногда это козел отпущения за менее чем звездные результаты: «Эта инициатива не удалась, потому что мы не уделяли достаточного внимания управлению изменениями». И это часто используется в качестве всеобъемлющего для действий проекта, которые в противном случае могли бы быть упущены: «Когда мы реализуем этот новый процесс, давайте не будем забывать об управлении изменениями».

Это существительное: «Управление изменениями является ключом к проекту».
Это глагол: «Нам действительно нужно изменить управление этим процессом».
Это прилагательное: «Мои навыки управления изменениями улучшаются».
Это ругательство: «Управление изменениями!»

Но что именно это?

Управление изменениями - это структурированный подход, обеспечивающий тщательное и беспроблемное внесение изменений и достижение устойчивых преимуществ изменений.

Основное внимание уделяется более широкому воздействию изменений, особенно на людей и на то, как они, как отдельные лица и команды, переходят от текущей ситуации к новой. Это изменение может варьироваться от простого изменения процесса до существенных изменений в политике или стратегии, необходимых для достижения потенциала организации.

Управление изменениями в вашей организации

Теории о том, как организации меняются, опираются на многие дисциплины, от психологии и поведенческих наук, до инженерии и системного мышления. Основополагающий принцип заключается в том, что изменения не происходят изолированно - они влияют на всю организацию (систему) вокруг нее и на всех людей, которых она затрагивает.

Поэтому, чтобы успешно управлять изменениями, необходимо следить за более широким воздействием изменений. Наряду с рассмотрением ощутимых последствий изменений важно учитывать личное влияние на тех, кто пострадал, и их путь к работе и поведению по-новому, чтобы поддержать изменения. Изменить кривую является полезной моделью, которая более подробно описывает личный и организационный процесс изменений.

Таким образом, управление изменениями является очень широкой областью, и подходы к управлению изменениями сильно различаются от организации к организации и от проекта к проекту. Многие организации и консультанты поддерживают формальные методологии управления изменениями. Они предоставляют наборы инструментов, контрольные списки и намечают планы того, что необходимо сделать для успешного управления изменениями.

Когда перед вами стоит задача «управлять изменениями» (независимо от того, подписываетесь ли вы на конкретный подход к управлению изменениями), первым вопросом, который необходимо рассмотреть, является то, что фактически означает управление изменениями в вашей ситуации. Управление изменениями ориентировано на людей и обеспечивает тщательное, плавное и долговременное внедрение изменений. И чтобы точно понять, что это означает в вашей ситуации, вы должны углубиться в подробности, чтобы определить свои конкретные цели управления изменениями.

Как правило, это будет охватывать:

1. Спонсорство: обеспечение активного спонсорства изменений на высшем исполнительном уровне в организации и привлечение спонсорства для достижения желаемых результатов.
2. Бай-ин: получение бай-ина за изменения от тех, кто вовлечен и затронут, прямо или косвенно.
3. Вовлечение: привлечение нужных людей к разработке и внедрению изменений, чтобы убедиться, что внесены правильные изменения.
4. Воздействие: оценка и рассмотрение того, как изменения повлияют на людей.
5. Общение: рассказывать всем, кто затронут изменениями.
6. Готовность: подготовить людей к адаптации к изменениям, обеспечив им правильную информацию, обучение и помощь.

Кто ответственный?

Когда вы определяете свои цели и действия, очень важно тесно сотрудничать с другими: менеджерами проектов, менеджерами в бизнесе и отделом кадров. Спросите "кто виноват?" Например, кто отвечает за выявление агентов изменений? Определение плана переподготовки? Изменение должностных инструкций и трудовых договоров? И так далее.

Поскольку каждое изменение отличается, обязанности будут варьироваться в зависимости от того, как организованы мероприятия по изменению и проект. Только когда вы будете знать, кто несет ответственность и как все организовано в вашей ситуации, вы узнаете, что входит в сферу вашей деятельности, и как вы будете работать с другими людьми, чтобы добиться изменений.

Управление изменениями

После того, как вы рассмотрели задачи и область управления изменениями, вам также нужно будет рассмотреть конкретные задачи. Опять же, диапазон возможных действий широк. Это вопрос разработки того, что наилучшим образом поможет вам справиться с проблемой изменений, как вы определили ее в своих целях и сфере деятельности, и как работать вместе с действиями и обязанностями других людей и проектов.

Суть этого в том, чтобы определить задачи, которые необходимы, если вы собираетесь дать изменениям наибольшие шансы на успех.

Исходя из этого, действия, связанные с управлением изменениями, могут включать:

• Обеспечение четкого выражения причин изменений и помощь спонсору в информировании об этом.
• Выявление «агентов изменений» и других людей, которые должны участвовать в конкретных действиях по изменению, таких как проектирование, тестирование и решение проблем, и которые затем могут выступать в качестве послов изменений.
• Оценка всех заинтересованных сторон и определение характера спонсорства, участия и коммуникации, которые потребуются.
• Планирование участия и деятельности по проекту спонсора (ов) изменения.
• Планирование того, как и когда будут сообщены изменения, а также организация и / или доставка сообщений.
• Оценка влияния изменений на людей и структуру организации.
• Планирование мероприятий, необходимых для устранения последствий изменений.
• Обеспечение того, чтобы люди, вовлеченные и затронутые изменением, понимали процесс изменения.
• Убедиться в том, что вовлеченные или пострадавшие имеют помощь и поддержку в периоды неуверенности и потрясений.
• Оценка потребностей в обучении, обусловленных изменениями, и планирование, когда и как это будет реализовано.
• Выявление и согласование показателей успеха для изменений и обеспечение их регулярного измерения и отчетности.

Помните, что это лишь некоторые типичные действия по управлению изменениями. Другие могут потребоваться в вашей конкретной ситуации. Точно так же некоторые из вышеперечисленных вопросов могут не входить в ваши полномочия, поэтому тщательно планируйте и координируйте свою деятельность с другими вовлеченными людьми.

Подписывайтесь на нашу новостную рассылку

Получайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте наши последние предложения и бесплатную загружаемую рабочую тетрадь по плану личного развития.

Ваш инструментарий управления изменениями

Так с чего же начать?

Вот некоторые инструменты и методы Mind Tools, которые могут помочь:

Понимание изменений

Кривая изменения - Эта мощная модель описывает этапы личностного перехода, связанные с большинством организационных изменений. Это поможет вам понять, как люди будут реагировать на изменения, и вы сможете лучше спланировать, как поддержать их в этом процессе.

Модель управления изменениями Левина - Здесь описывается, как вы обычно должны «разбивать» текущее положение вещей, чтобы вносить улучшения, используя концепцию «разморозить - изменить - заморозить». Наша статья показывает разные вещи, которые вам нужно сделать на каждом этапе, чтобы поддержать тех, кого это касается.

Модель изменения Бекхарда и Харриса - Предоставление другого взгляда на изменения, это описывает, как инициативы по изменению требуют предпосылок реального недовольства текущим состоянием, видения того, почему новое состояние будет лучше, и четких первых шагов к тому, чтобы достичь этого, чтобы быть успешными.

Планирование изменений

Анализ воздействия - Это полезная техника для выявления «неожиданных» последствий изменений.

Берк-Литвин Изменить модель - Эта сложная модель помогает вам проработать эффекты изменения между 12 элементами организационного дизайна.

McKinsey 7S Framework - Этот инструмент, похожий на модель Бёрка-Литвина, помогает вам понять взаимосвязь между семью «жесткими» и «мягкими» аспектами организаций.

Алмаз Ливитта - В том же духе, что и модели McKinsey 7S и Burke-Litwin, этот инструмент позволяет работать с воздействием предлагаемого изменения на взаимосвязанные элементы задач, людей, структуры и технологии в любой организации.

Организация Дизайн - Хотя каждая организация уникальна, есть несколько общих структур. Эта статья описывает их и обсуждает то, что вы должны учитывать при выборе наилучшего дизайна для вашей ситуации.

Диаграммы SIPOC - Комплексный инструмент для проверки воздействия предлагаемых изменений на ваших поставщиков, входы, процессы, результаты и клиентов.

Внедрение изменений

8-ступенчатая модель изменения Kotter - Основной набор действий по управлению изменениями, которые необходимо выполнить, чтобы осуществить изменения и обеспечить их постоянство в долгосрочной перспективе.

Оценка потребностей в обучении - Изменения в проектах почти всегда нужны людям для освоения новых навыков. Оценка потребностей в обучении является структурированным способом обеспечения того, что нужным людям предоставляется правильное обучение в нужное время.

Почему изменения могут потерпеть неудачу - Изменения сложны, и знание того, чего не следует делать, так же важно, как и знание того, что делать!

Сообщение изменения

Анализ заинтересованных сторон - Формальный метод определения, определения приоритетов и понимания заинтересованных сторон вашего проекта.

Управление заинтересованными сторонами - Процесс планирования взаимодействия с заинтересованными сторонами для обеспечения того, чтобы вы сообщали нужным людям правильное сообщение в нужное время, чтобы получить поддержку, необходимую для вашего проекта.

Заявления Миссии и Видения - Заявления о миссии и видении - это хорошо структурированный способ помочь вам донести информацию о том, для чего предназначены изменения, и мотивировать ваших заинтересованных лиц вдохновляющим, общим видением будущего.

А чтобы глубже изучить различные аспекты управления изменениями, воспользуйтесь нашим уроком Bite-Sized Training по адресу /community/Bite-SizedTraining/ManagingChange.php Управление изменениями ,

Ключевые моменты

Управление изменениями - это широкая дисциплина, которая включает обеспечение того, чтобы изменения осуществлялись плавно и с длительными преимуществами, учитывая его более широкое влияние на организацию и людей в ней. Каждая инициатива по изменению, которой вы управляете или сталкиваетесь, будет иметь свой уникальный набор целей и действий, и все они должны быть скоординированы.

Как менеджер изменений, ваша роль состоит в том, чтобы облегчить переход к новым способам работы, и вам понадобится набор инструментов, которые помогут вам в этом: в Mind Tools есть широкий спектр инструментов управления изменениями - это отличный место для начала!